Persiapan Interview Secara Administrasi – Mempersiapkan sesuatu untuk menghasilkan hasil yang maksimal adalah sikap yang bijak untuk dilakukan, begitu juga Interview akan sukses bila memiliki persiapan Interview yang baik secara administrasi.
Pengertian Interview
Interview adalah suatu perbincangan yang diperankan oleh 2 orang atau lebih, yang bertujuan guna mendapatkan informasi singkat dari perbincangan yang telah berlangsung, hal ini biasanya lebih banyak dari pewawancara yang mengajukan pertanyaan – pertanyaan details dari kandidat.
Persiapan Interview secara administrasi biasanya diawali dengan tahapan menerima undangan interview, perlu anda ketahui dalam merespon undangan pun menjadi penilaian dari HRD/User.
Adapun cara menanggapi/merespon undangan interview yang beretika serta memberikan penilaian positif adalah sebagai berikut ;
-
Undangan Melalui Sms/Text Lain
Jika undangan tersebut melalui sms atau media pesan singkat seperti whatsapp dan lainnya, maka anda harus dengan cepat merespon sms/text tersebut, karena itu menjadi nilai tersendiri bagi si pengirim undangan, jangan abaikan atau tunda, beri kesan bahwa anda benar sedang membutuhkan pekerjaan yang dimaksud, sebelum anda buat persiapan interview nantinya.
Terlebih anda adalah seorang pencari kerja yang sudah lama belum mendapatkan pekerjaan dan sudah banyak sekali lamaran dan cv yang disebar, maka sebaiknya sebelum persiapan interview, anda harus selalu memastikan pulsa anda tersedia dan handphone anda selalu terletak tidak jauh dari anda.
Setelah anda balas text tersebut baru kemudian anda cek secara rinci tentang perusahaan yang mengundang anda dari berbagai sumber seperti google, teman, atau history beberapa lamaran yang pernah anda kirim sebelumnya, dll.
Namun jika anda merasa undangan tersebut berasal dari perusahaan yang sedikit anda kurang minati, maka anda tidak perlu melakukan persiapan interview, cukup memberi info kembali kepada si pengirim undangan untuk membatalkan tentunya dengan bahasa yang sopan, agar anda di nilai sebagi orang yang memiliki etika.
Ingat hal posiitf akan memberikan feedback atau umpan balik yang positif juga kepada anda meski tidak berasal dari sumber yang sama.
Sebagai saran saja, text sms/whatsapp sebaiknya yang harus anda balas dengan cepat sebelum persiapan interview seperti;
“Selamat siang pak/ibu, terimakasih atas info dan kesempatan yang diberikan kepada saya, saya akan hadir sesuai info yang tersebut. Salam dari saya *sebutkan nama anda.”
-
Undangan Melalui Telepon/Call
Seperti yang saya sampaikan di poin pertama, jika anda pencari kerja yang serius dan membutuhkan pekerjaan, maka hal penting saat persiapan interview ingin anda siapkan adalah alat komunikasi, dari itu pastikan handphone selalu ada di dekat anda dan aktif.
Agar anda standby jika ada telepon masuk dari nomor asing yang sebenarnya anda berharap itu adalah panggilan dari perusahaan yang pernah anda kirim lamaran sebelumnya,
Jika seandainya benar panggilan itu berasal dari perusahaan yang anda tunggu-tunggu, maka jangan lewatkan kesempatan itu, segera anda persiapkan catatan dan pena untuk mencatat apa saja yang disampaikan, ini menjadi penting dalam persiapan interview kelak.
Selain dinilai calon karyawan yang aktif dan sigap, anda juga akan terhindar dari pertanyaan ulang dimana sudah disampaikan di awal pembicaraan. Jadilah penerima telepon/calon karyawan yang santun dalam berbahasa, dan sigap saat di telepon.
Sebagai saran cara mengangkat telepon dari nomor asing atau yang anda tidak simpan nama nomor tersebut sebelum persiapan interview adalah ;
“Ucapkan salam jika anda seorang muslim,” atau secara umum sapa, seperti ;
“Assalamu’alaikum selamat pagi, maaf dengan siapa saya bicara (dengan intonasi rendah dan bersemangat)”
*Jika benar panggilan tersebut dari perusahaan yang anda harapkan baru kemudian anda lanjutkan persiapan yang saya sampaikan sebelumnya, Maka catat semua yang disampaikan *tidak perlu tulisan yang rapi yaa karena anda hanya membutuhkan informasi bukan tulisan yang rapi. #Berilah kesan baik meski hanya lewat telepon atau text.
-
Undangan Melalui Email Sebelum Persiapan Interview
Jika anda sering mengirim lamaran melalui email sebelum persiapan interview, maka pastikan email sudah otomatis log in atau standby di handphone anda, jangan buka email kemudian harus masuk/log in dahulu, dan pastikan anda selalu memiliki kuota internet, karena jika ada email yang akan masuk, secara otomatis terpending disebabkan anda belum standby email atau tidak memiliki kuota internet.
Jika hal itu sudah anda lakukan sebelum persiapan interview, maka dengan mudah anda mengetahui pemberitahuan email masuk dari perusahaan yang anda harapkan, tentunya dari perusahaan yang pernah anda lamar sebelumnya.
Saat anda sudah menerima email masuk dimana isinya adalah undangan dari perusahaan, maka lakukan persiapan interview dengan segera membaca informasi dengan seksama dan ikuti panduannya., tapi jika tidak ada perintah khusus untuk membalasanya. (Misal ; “silahkan abaikan saja email ini atau sejenisnya”), maka anda harus membalasnya dengan klick “reply” atau “balas” jangan buat subject baru apalagi di abaikan #etika dalam ber email.
Cara balasnya bisa seperti ;
Dear pak/ibu,
Terimakasih atas informasi dan kesempatannya, saya akan hadir pada waktu yang tersebut di atas,
regards,
*sebutkan nama anda
Perihal Persiapan Interview Secara Administrasi sangatlah penting, terutama anda adalah pelamar tamatan baru (fresh graduate) yang belum memiliki pengalaman untuk bekerja dan belum pernah dipanggil interview sebelumnya,
Berikut Persiapan Interview Secara Administrasi
1. Pencatatan Jadwal & Lokasi Interview
Jadwal sebelum Persiapan Interview yang saya maksud adalah ;
- Tanggal dan jam ; sebaiknya membuat “alarm reminder” untuk mengingatkan anda.
- Lokasi wawancara ; lokasi sudah di tetapkan oleh HRD, namun anda tidak mengetahui area tersebut secara detail, maka persiapan interview ini, anda perlu cek google map, atau bisa bertanya dengan teman, bila perlu anda mensurvey lokasi tersebut, jadi saat hari H anda tidak memiliki kemungkinan kesasar mencari alamat. #Hindari bertanya hal-hal yang sepele kepada HRD, karena tentu HRD akan memberitahu alamat lengkap sebelumnya, sehingga persiapan interview anda menjadi baik sebelum hari H.
2. Persiapkan Dokumen Dan Alat Tulis
Meski tidak ada pemberitahuan sebelumnya atau anda telah mengingat betul bahwa dokumen anda sudah pernah anda serahkan atau dikirim via email. Untuk persiapan interview ini sangat penting, maka anda tetap harus membawa perlengkapan tersebut.
Karena ini penilaian positif, selain di anggap orang yang punya inisiatif, anda juga telaten mempersiapkan semuanya. Karena kebanyakan HRD/User kurang nyaman membaca data diri kandidat melalui laptop, hp, atau soft copy lainnya, mereka lebih suka dalam bentuk hardcopy atau kertas. Dokumen dalam persiapan interview ini biasanya terdiri dari;
- Surat Lamaran
- Daftar Riwayat Hidup/CV
- Surat Paklaring/Referensi/Rekomendasi perusahaan sebelumnya *sebagai dokumen pendukung
- Dokumen pendukung sebelum persiapan interview seperti f.copy KTP, SIM, pas foto 4×6 terbaru, sertifikat mengikuti beberapa kegiatan, surat penghargaan dan lain sebagainya yang dapat menjadi bahan pertimbahan HRD/User
- Kemas semua dokumen anda, di hekter dan masukan dalam amplop.
Note : Dokumen pendukung yg harus anda bawa dalam persiapan interview cukup foto copy saja, adapun dokumen asli akan mengikuti nantinya, dan biasanya diperlukan hanya untuk verifikasi berkas saja.
Dan Jangan lupa persiapan interview untuk membawa alat tulis seperti ; pena, buku catatan. karena bila belum pernah di adakan ujian/test, biasanya akan ada test/ujian seperti kemampuan berhitung, psikotest, IQ, ketelitian, dls. *jenis materi ujian biasanya mengikuti posisi yang anda lamar.
3. Perlukah membawa laptop dalam Persiapan Interview ?
Menurut saya persiapan Interview ini bisa menjadi opsional saja sih, karena ini biasanya by request atau diminta untuk dibawa oleh HRD kepada kandidat, biasanya hanya posisi tertentu saja disuruh bawa.
Seperti admin yang membutuhkan keahlian khusus, level supervisor, atau posisi back office lainnya, namun jika anda merasa posisi yang anda lamar cenderung pada komputer, maka anda boleh inisiatif membawanya. #anda seorang yang benar-benar siap untuk di test.
4. Materi Pengetahuan Dalam Persiapan Interview
Dalam persiapan interview materi pengetahuan yang dimaksud adalah terkait perusahaan yang anda lamar. Keliatan sering diabaikan, akan tetapi ini menjadi salah satu poin penting, karena HRD akan menilai anda serius untuk melamar dan perduli dengan perusahaan yang anda harapkan diterima bekerja.
Informasi tentang perusahaan tersebut bergerak dibidang apa? kemudian sejarah perkembangannya bagaimana, dan lain nya, tentu anda bisa mendapatkan dari berbagai sumber informasi seperti google, teman, dan lain sebagainya. Sangat mudah tapi persiapan interview ini jangan di abaikan.
5. Pengetahuan Terkait Posisi Yang Dilamar
Selain pengetahun tentang perusahaan tersebut, persiapan interview tentang pengetahuan yang perlu yakni anda harus paham betul dengan posisi yang dilamar, sekalipun anda seorang tamatan baru dan atau belum pernah menjabat pada posisi tersebut, pengetahuan tentang posisi tersebut harus anda kuasai.
Dan anda akan lebih mudah interview saat anda menguasai materi ini. Cari tau tentang jobdesk, kemampuan khusus yang harus dikuasai, dan banyak lagi, anda bisa kembangkan ini dari sumber lainnya.
6. Kostum/Pakaian Untuk Persiapan Interview
Persiapan Interview ini ada baiknya anda mengenakan pakaian secara umum seperti kemeja, jangan pilih warna yang mencolok dan banyak warna, pilih lah warna yang gelap atau warna dasar seperti putih, biru dongker, merah dongker dan sejenisnya itu kelihatan lebih kalem dan elegan.
Jika anda pria, maka pastikan anda memiliki rambut yang rapih dan klinis *pangkas. Jika anda wanita maka, make up tapi tidak menor atau berlebihan.
7. Persiapan Interview Menghindari Bau Mulut
Dalam Persiapan Interview ini, sebisa mungking hindari aroma bau mulut yang tidak sedap, bisa siapkan permen sebelum interview nanti, tapi saat interview, maka jangan sambil makan permen!, jika anda seorang perokok, maka jangan merokok dahulu sebelum interview diselenggarakan, karena itu sangat tidak sopan, terlebih jika HRD/User adalah bukan seorang perokok.
Kesimpulan
Jika penjelasan terkait persiapan interview di atas sudah anda persiapkan, maka selamat anda siap untuk bertemu dengan HRD/User dengan baiknya, pada intinya, persiapan interviw yang saya jelaskan di atas adalah lebih banyak pada administrasi dan persiapan secara visual.
Sekian artikel Infokerja tentang Semoga bermanfaat.
